1. Identidad y domicilio del responsable

El tratamiento de sus datos personales será responsabilidad de Technology Box, Inc. (en adelante, “TBox“), con domicilio en Ciudad de Panamá.

No obstante, para garantizar su derecho a la proximidad y el cumplimiento de las normativas locales, en aquellos países donde TBox cuente con una sucursal, subsidiaria o establecimiento permanente, dicha entidad local actuará como Corresponsable del Tratamiento y punto de contacto principal para el ejercicio de sus derechos.

2. ¿Cuál es el rol de TBox en el tratamiento de sus datos?

Para garantizar la transparencia, TBox informa que su rol varía según los datos recopilados y la finalidad de su tratamiento. En consecuencia, TBox puede actuar con dos roles diferentes:

• Encargado del tratamiento (por cuenta del centro educativo): para datos académicos, de conducta y de identificación de niños, niñas y adolescentes, el responsable es el centro educativo. TBox actúa como proveedor tecnológico siguiendo sus instrucciones. En consecuencia, para la mayoría de los datos de su hijo/a, el responsable principal es su centro educativo. Ellos son quienes deciden qué datos académicos, de conducta y de identificación se registran en nuestra plataforma para el correcto funcionamiento de los libros digitales y herramientas incluidas. En este escenario, TBox actúa como un proveedor tecnológico, un encargado del tratamiento que custodia y procesa esa información de forma segura y siguiendo las instrucciones del centro educativo.
• Responsable del tratamiento (actuamos por cuenta propia): nosotros, TBox, actuamos como responsables del tratamiento para finalidades específicas sobre las que tomamos las decisiones. Somos responsables de:

• • La gestión de su cuenta de usuario y datos de contacto para la facturación, en caso de que usted nos contrate un servicio directamente.
  • La atención a sus solicitudes de soporte técnico o consultas generales.
  • El uso de la imagen de su hijo/a o la suya para fines documentales o comerciales (por ejemplo, en folletos o redes sociales), únicamente si usted nos ha otorgado su consentimiento explícito para ello.

Para cualquier consulta, puede contactar a nuestro Delegado de protección de datos a través del correo electrónico privacidad@tboxplanet.com.

3. ¿Qué datos personales tratamos?

Como parte de nuestros servicios educativos, tratamos distintas categorías de datos personales bajo los principios de minimización y seguridad:

• Si usted es padre, madre, docente: tratamos información proporcionada por usted, su hijo/a o el centro educativo en que estudia:
  • Datos de identificación: nombre completo, fecha de nacimiento, sexo, fotografías.
  • Datos de contacto: correo electrónico y número de teléfono de los niños, niñas y adolescentes y de sus responsables legales.
  • Datos académicos: información sobre el rendimiento del estudiante, como calificaciones, asistencia, conducta y progreso pedagógico en nuestras plataformas.
  • Datos sensibles (con consentimiento explícito): el centro educativo puede registrar en la plataforma información sensible, como datos relacionados con su salud (como alergias o condiciones médicas relevantes) o documentos de identificación escaneados. TBox actúa exclusivamente como encargado (custodio), de esta información, aplicando medidas de seguridad de alto nivel y bajo la premisa de que el centro educativo cuenta con el consentimiento explícito de los responsables.
  • Datos de facturación: al comprar directamente nuestros libros digitales, recopilaremos su nombre, documento de identidad y datos de contacto (correo electrónico o teléfono), así como datos para procesar su compra y cumplir con la normativa de facturación electrónica.
  • Imagen: fotografías y videos de los niños, niñas y adolescentes (sujetos a consentimiento previo) durante su participación en eventos y actividades organizadas por TBox.
• Si usted nos contacta a través de nuestro sitio web:
  • Datos de contacto comercial: nombre, correo electrónico, teléfono, y el nombre de la institución que representa, con el fin de atender su consulta.
• Para todos los usuarios de nuestros servicios en línea:
  • Datos técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo y navegador web, registros de actividad (logs) para garantizar la ciberseguridad y funcionamiento óptimo de la plataforma.

4. ¿Para qué usamos sus datos personales?

Tratamos los datos personales que usted nos proporciona como padre, madre o representante legal o docente, así como los datos de los niños, niñas y adolescentes (NNA) bajo su tutela, para las siguientes finalidades:

A. Prestación del servicio educativo

• Operación de cuentas: creación y gestión de perfiles de usuario en nuestras plataformas.
• Gestión académica y pedagógica: registro de calificaciones, asistencia, portafolio de tareas y progreso por parte del personal docente y administrativo del centro educativo.
• Acceso a recursos: suministro de libros, licencias digitales y herramientas de aprendizaje.
• Comunicación institucional: canal oficial entre el centro educativo, los responsables legales, docentes y los niños, niñas y adolescentes para información académica relevante y comunicados institucionales.
• Gestión de actividades formativas y eventos educativos: inscripción, evaluación y emisión de constancias / certificados / diplomas / reconocimientos en talleres, ferias institucionales, certificaciones, competencias y webinars educativos organizados por TBox o en colaboración con su centro educativo.
• Documentación y memoria institucional: captura de fotografías y videos de carácter general en eventos para reportes internos o comunicaciones dirigidas a la comunidad escolar. Nota: Este tratamiento se realiza bajo el principio del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, garantizando fines exclusivamente educativos.

Tratamos los datos de su hijo/a bajo el principio rector de su interés superior, garantizando que su información solo se utilice para fines educativos y el correcto funcionamiento de la plataforma, conforme a estándares internacionales de protección de datos.

B. Gestión de nuestra relación comercial y legal

• Atención al cliente: gestión de consultas y solicitudes de información.
• Facturación electrónica: procesamiento de pagos y emisión de documentos tributarios electrónicos, cumpliendo con la normativa fiscal vigente.

C. Provisión de soporte y ciberseguridad

• Asistencia técnica: resolución de problemas y soporte a usuarios.
• Seguridad de la información: monitoreo y protección de la plataforma para prevenir accesos no autorizados, ataques informáticos y garantizar la integridad de los datos de los niños, niñas y adolescentes.

D. Finalidades secundarias (opcionales y con su consentimiento)

• Mejora de servicios: analizar datos de uso (de forma anónima o disociada) para mejorar la funcionalidad y la experiencia de nuestras plataformas.
• Marketing y análisis web: a través de cookies y tecnologías similares, entender cómo interactúa con nuestro sitio web para mejorar su navegación. Usted puede aceptar o rechazar estas tecnologías en cualquier momento.
• Uso de imagen para fines comerciales y publicitarios: ocasionalmente, nos gustaría utilizar fotografías o videos donde aparezca su hijo/a en nuestros materiales promocionales, sitio web, redes sociales u otras campañas para dar a conocer nuestro trabajo. Este uso es completamente voluntario.
• Su derecho a oponerse, negarse y revocar: usted puede negar o retirar su consentimiento en cualquier momento enviando un correo a privacidad@tboxplanet.com, sin que esto afecte el servicio educativo.
• ¿Cómo puede oponerse? Usted tiene el control sobre el uso de su imagen y la de los niños, niñas y adolescentes bajo su tutela. Podrá negarse a los usos no esenciales marcando la casilla correspondiente en el formulario de autorización que se le presentará (sistema de opt-in).
• Si en el futuro desea revocar su consentimiento, puede hacerlo enviando un correo a nuestra dirección oficial para el ejercicio de derechos: privacidad@tboxplanet.com.
  Una vez recibida la solicitud, dejaremos de utilizar la imagen de los niños, niñas y adolescentes en futuros materiales publicitarios y procederemos a la eliminación de los archivos en medios digitales controlados por TBox, conforme al derecho de supresión.

5. ¿Cuál es la base legal para tratar sus datos?

Tratamos sus datos personales basándonos en:

• La ejecución de un contrato y medidas precontractuales, para operar de usuario, gestionar su información académica, proporcionar acceso a sus libros digitales y atender sus consultas de soporte.
• El cumplimiento de una obligación legal, para la gestión de la facturación y el cumplimiento de normativas tributarias vigentes.
• Nuestro interés legítimo en la documentación de actividades académicas y eventos en memorias, informes y comunicaciones institucionales dirigidas a la comunidad escolar; así como el garantizar la seguridad y buen funcionamiento de nuestra plataforma.
• La provisión de medidas apropiadas de ciberseguridad, para garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la plataforma, protegiendo los datos de los niños, niñas y adolescentes frente a amenazas cibernéticas.
• Su consentimiento explícito, para el tratamiento de datos sensibles (salud / identificación), el uso de su imagen con fines comerciales / publicitarios de los niños, niñas y adolescentes y la instalación de cookies de análisis y marketing. TBox conserva constancia verificable de todos los consentimientos otorgados y sus revocaciones mediante sistemas electrónicos que aseguran la atribución, integridad y trazabilidad del acto, cumpliendo con el principio de responsabilidad proactiva.

Estas bases se alinean con principios reconocidos internacionalmente como licitud, transparencia y minimización de datos, amén de la legislación correspondiente y los estándares internacionales y buenas prácticas que los países donde operamos, nos exigen.

6. ¿Con quién compartimos sus datos?

Para la prestación efectiva de nuestros servicios educativos, transferimos datos relevantes a los siguientes proveedores tecnológicos. Estos actúan como nuestros encargados de tratamiento y han sido seleccionados bajo un proceso de debida diligencia que garantiza la implementación de medidas de seguridad robustas:

Garantías en la transferencia: dado que la mayoría de estos proveedores se encuentran en jurisdicciones fuera de alguno de los países donde operamos, TBox garantiza que estas transferencias se realizan bajo Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) o decisiones de adecuación vigentes. Esto asegura que los datos de los niños, niñas y adolescentes reciban un nivel de protección acorde a lo exigido por las leyes que nos regulan.

Integración de plataformas educativas: para el acceso a plataformas educativas complementarias como Jasperactive y XperienceED, operadas por CCI Learning, o Certiport, únicamente compartimos los datos mínimos necesarios (nombre, correo electrónico y centro educativo) mediante integraciones seguras por API o, cuando corresponde, por registro manual. Estas transferencias tienen como única finalidad el cumplimiento del programa pedagógico contratado, y permitir el acceso a los contenidos, actividades o procesos de certificación correspondientes. Estas transferencias se realizan únicamente para cumplir con la finalidad educativa asociada y bajo estrictas medidas contractuales y de seguridad.

Emisión de documentos: en actividades que requieran la emisión de constancias, diplomas o certificados, compartiremos los datos de identificación mínimos con proveedores externos responsables de la impresión o logística de distribución de dichos documentos. Además, estos terceros están sujetos a contratos de confidencialidad estrictos y tienen prohibido el uso de la información de los niños, niñas y adolescentes para fines distintos a los convenidos.

No compartimos sus datos personales con terceros distintos a nuestros proveedores de servicios debidamente autorizados, quienes actúan bajo la figura jurídica de encargados del tratamiento, y están sujetos a contratos vinculantes que garantizan la confidencialidad, la seguridad técnica y el uso legítimo de la información exclusivamente para los fines educativos y operativos descritos en este aviso, manteniendo niveles de protección consistentes con estándares internacionales reconocidos y las buenas prácticas de la industria tecnológica.

Como parte de nuestro compromiso de responsabilidad proactiva, aseguramos que estos terceros mantengan niveles de protección consistentes con los estándares internacionales reconocidos, tales como el GDPR y la ISO/IEC 27001, así como con las buenas prácticas de ciberseguridad exigidas por entidades que nos regulan en estas materias en cada país donde operamos.

Este control es especialmente riguroso en el tratamiento de la información perteneciente a niños, niñas y adolescentes, garantizando que sus datos no sean utilizados para fines ajenos al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

7. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento

Nuestro sitio web y plataforma utilizan “cookies”, que son pequeños archivos de texto que garantizan la seguridad, permiten el correcto funcionamiento del servicio y mejoran su experiencia de navegación.

• Cookies esenciales: son obligatorias para permitir el inicio de sesión, la seguridad de la cuenta de los niños, niñas y adolescentes y el uso de funciones básicas. Estas no se pueden desactivar, ya que son necesarias para prevenir fraudes y ataques.
• Cookies de análisis y marketing: nos permiten comprender cómo se utilizan nuestros servicios (por ejemplo, Google Analytics, Facebook Pixel). Estas cookies permanecen inactivas por defecto y solo se activarán si usted nos otorga su consentimiento previo e informado a través de nuestro banner de configuración. Puede gestionar o revocar sus preferencias en cualquier momento a través de nuestro Gestor de Cookies.

8. ¿Por cuánto tiempo conservamos los datos?

Aplicamos criterios estrictos de conservación basados en la naturaleza del dato y la normativa vigente:

• Datos académicos de niños, niñas y adolescentes: se conservarán mientras el centro educativo (responsable del tratamiento) lo requiera para mantener el historial académico y cumplir con sus obligaciones legales ante los ministerios de educación respectivos.
• Datos de facturación y transaccionales: se conservarán por los plazos legales obligatorios exigidos por la normativa tributaria en los países donde operamos (generalmente entre 5 y 10 años).
• Datos de contacto y soporte: se conservarán durante el tiempo necesario para resolver su solicitud y hasta 12 meses después de la última interacción, salvo que exista una relación contractual activa.
• Eliminación segura: una vez cumplidos estos plazos o finalizada la finalidad, la información no esencial será eliminada o anonimizada mediante protocolos de borrado seguro, impidiendo cualquier recuperación posterior conforme a los estándares de los entes rectores de cada país donde operamos.

9. Derechos sobre sus datos personales (ARCO-POL)

Usted tiene derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos de usted y los niños, niñas y adolescentes (NNA) bajo su tutela.
• Rectificar los datos si son inexactos o incompletos.
• Cancelar los datos (solicitar su eliminación).
• Oponerse al uso de sus datos para fines específicos.
• Solicitar la portabilidad de sus datos a otro proveedor.
• Solicitar el olvido (limitación del tratamiento) de sus datos.

Para ejercer estos derechos sobre los datos de los cuales TBox es responsable, por favor envíe una solicitud al correo electrónico: privacidad@tboxplanet.com. Para proteger su información, podríamos solicitarle que acredite su identidad antes de procesar su solicitud, la cual responderemos dentro de los plazos legalmente establecidos.

Para ejercer derechos sobre los datos de identificación, contacto o progreso académico de su hijo/a, debe dirigir su solicitud directamente a su centro educativo, quien es el responsable principal de dicho tratamiento.

10. Uso de inteligencia artificial (IA)

En TBox, implementamos tecnologías de vanguardia para enriquecer la experiencia pedagógica de los niños, niñas y adolescentes. El uso de IA en nuestras plataformas se rige bajo los siguientes compromisos:

• Finalidad educativa: utilizamos IA generativa exclusivamente para crear contenidos didácticos (cuentos, ejemplos, ejercicios) o potenciar asistentes de chat que sirven de apoyo al aprendizaje de los niños, niñas y adolescentes.
• Ausencia de decisiones automatizadas: no utilizamos la inteligencia artificial para tomar decisiones automatizadas que afecten legal o significativamente a los usuarios, especialmente en procesos de evaluación que impacten el expediente académico de los niños, niñas y adolescentes.
• Supervisión humana (Human-in-the-loop): el uso de la IA es puramente para fines de apoyo educativo y se realiza siempre bajo supervisión técnica y pedagógica.
• Garantía de derechos: en el eventual caso de que una futura herramienta de IA se utilice para una decisión con efectos significativos, TBox garantizará el derecho de los padres, madres, docentes y niños, niñas y adolescentes (según su madurez) a:
  • Ser informados de manera clara sobre la lógica del algoritmo.
  • Solicitar la intervención humana directa.
  • Expresar su punto de vista e impugnar la decisión ante las instancias correspondientes.

11. ¿Cómo le notificaremos sobre incidentes de seguridad?

En TBox, la protección de la integridad y confidencialidad de la información de los niños, niñas y adolescentes (NNA) es nuestra prioridad. Contamos con un protocolo documentado de gestión de incidentes basado en estándares internacionales de ciberseguridad:

• Compromiso de notificación: si llegara a producirse un incidente de seguridad que implique un alto riesgo para los derechos y libertades de los usuarios, especialmente de los niños, niñas y adolescentes, le notificaremos de forma oportuna a través de los canales de contacto registrados.
• Plazos legales: de conformidad con las leyes que nos regulan, nos comprometemos a notificar a las Entidades Rectoras Competentes y, cuando corresponda, a los titulares afectados, en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas tras tener constancia de la vulneración.
• Contenido de la notificación: la comunicación incluirá, como mínimo, la naturaleza del incidente, las categorías de datos de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes afectados, las posibles consecuencias y las medidas de mitigación adoptadas de inmediato para proteger su información.

12. ¿Cómo le notificaremos los cambios a este aviso?

En TBox, nos comprometemos a mantener la transparencia sobre cómo gestionamos su información. Debido a la evolución de nuestras tecnologías y de las normativas dictadas por las Entidades Rectoras Competentes, este aviso puede ser actualizado periódicamente:

• Notificación de cambios sustanciales: si realizamos cambios importantes que afecten las finalidades del tratamiento, las bases legales o los derechos de los niños, niñas y adolescentes, le informaremos de manera proactiva a través de un anuncio destacado en nuestra plataforma o mediante un correo electrónico dirigido a la cuenta registrada.
• Plazo de preaviso: siempre que sea posible, notificaremos dichos cambios antes de que entren en vigor, permitiéndole revisar las modificaciones y, si así lo decide, ejercer su derecho a la revocación del consentimiento o supresión de datos.
• Consulta permanente: le recomendamos revisar la “Fecha de última actualización” al inicio de este documento para asegurarse de conocer la versión vigente.